No312. 訪問看護ステーションの利益化につながる労務業務の効率化やポイントとは

労務業務は、勤怠管理や給与計算、規則規定、人事業務では採用、移動、退職、教育など幅広い業務を行います。従業員が安心して働ける環境をサポートする仕事であり、企業には必要不可欠な存在といえるでしょう。

一方で法律に関わることも多く煩雑なため、できる限り業務負担を減らして効率化したいところですが、実際にはどこから手をつけたら良いか分からないという担当者も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、労務業務の効率化を成功させる進め方や業務改善ポイントなどについて説明します。また、効率化を進めるにあたって活用できるツールについても考えていきましょう。

1労務業務の効率化を成功させる進め方
　1-1業務状況を把握する
　1-2課題を抽出し改善案を策定する
　1-3スケジュールを立てる
　1-4改善計画を実行する
2労務業務の効率化を成功させる改善ポイント
　2-1必要な業務を見極める
　2-2優先順位を決める
　2-3業務の流れをフローチャートにする
　2-4マニュアルを作る
3労務業務の効率化に使える手段
4まとめ

労務業務の効率化に取り組むためには、全体を把握し次のようなステップを踏みながら実践していく必要があります。

・業務状況を把握する
・課題を抽出し改善案を策定する
・スケジュールを立てる
・改善計画を実行する

まずは事業で行っている労務業務の全容を明らかにし、定型業務と非定型業務に分類しましょう。

定型業務とは、内容や手順が決まっているもので、勤怠管理や給与計算などがあげられます。非定型業務は、スタッフごとに対応する必要のあるもので、採用、評価、人材育成、スタッフの健康管理などになるでしょう。

これらを振り分けることで、定型業務をテンプレート化、自動化すれば業務効率につながります。

現状の業務内容を把握できたら、課題を抽出していきます。時間・工数がかかりすぎている業務や、生産性が低下する原因となる箇所・工程を洗い出し、業務フローの改善ができるか考えていきます。 他社の事例を参考にするのもよいでしょう。

業務一覧から、労務管理には勤怠管理や給与計算など毎週・毎月行われる業務に加え、入社手続き、移動、年末調整など時期ごとに異なる業務があります。それらを整理して、年間スケジュール、月間スケジュールを決めていきましょう。

タスクごとに計画を立てることで、何を・いつ・どのくらいの期間で・どのように行うかを決定することができるため、作業の重複や反復が回避され業務の効率化につながります。

改善されたスケジュールに従って業務を実施していきます。このときただ実践するだけでなく、業務にかける日数や工数、手順などの効果検証を行い、ムダがないか、改善できる点がないかを確認します。

効果検証はビジネスで「PDCA（Plan、Do、Check、Action）」と呼ばれる評価方法です。小さな改善を繰り返すことで、課題を抽出しながら労務などの基幹業務を円滑化する仕組みを構築していきます。

全体の把握からタスクごとのフローまでを行うだけでなく、労務業務を最適化するためのポイントを押さえておくことも重要です。業務改善のポイントには次のようなものが考えられます。

・必要な業務を見極める
・優先順位を決める
・業務の流れをフローチャートにする
・マニュアルを作る

業務内容の振り分けを行うとき、そもそも既存の業務が本当に必要かどうかを見極めることも大切です。

たとえば訪問看護スタッフの基本情報と勤怠管理・シフト管理を一元的に管理できれば、入力や転記の手間などをなくすことができます。既存の業務に価値があるか、業務をなくすとどのような影響があるのかを考えていくことが重要です。

労務担当者の手間がなくなっても、スタッフの事務作業の手間が増えると本末転倒になってしまうため、双方にとって効率的になる方法や手順を考えていきましょう。

必要な業務を明らかにしても、すべてを一度に改善していくことは困難になるため優先順位を決めていきましょう。ビジネスでは重要度と緊急性の高さ、作業工数、期日などを目安に考えていきます。

たとえば新入社員の社会保険加入手続きなどは、新入社員と年金事務所の双方とやりとりを行うため作業工数も増え重要度も高くなりますが、実践するのは4月でありそれ以外の月は緊急性がなくなります。

現状で最も時間を割いている業務や期日が迫っているものから対応していきましょう。

スケジュールを策定する際に、年間・月間での業務だけでなく、1週間、1日の業務の流れをフローチャートにすることも改善のポイントです。注力するべき内容や時間配分などを決められるほか、目指す目標に対してどのような流れで進めるかを図式化することもできます。

このフローチャートは、スタッフと共有することも大切です。たとえば年末調整など、労務担当者への申請書類を提出する期限を共通の認識としておくと、スタッフからの早めの相談、書類の提出などを促すことができます。

また、違った視点での気づきや提案を受けることで改善のアイデアも出てくるでしょう。

業務を改善しながら、必要な業務フローをマニュアル化していきます。労務担当者が頭の中で業務フローを構造化し効率的に実践できても、マニュアルにしておかないと属人化してしまい、労務担当者が変わるたびに業務が滞ったりミスが発生したりする可能性があります。

年間スケジュール、主管となる業務を文書化し、ノウハウなどの手順や必要なフォーマットをまとめて共有するようにしましょう。

労務業務・管理を行うには、自社の担当者がExcelなどを使って行う方法、アウトソーシング（外注）を依頼する方法、そしてITツールを活用する方法があり、それぞれにメリット・デメリットもあります。

近年のDX化の流れで、医療・看護業界でもITツールの導入が進められていますが、労務管理に特化した基幹システムを導入するにはコストがかかるため、中小規模の訪問看護事業では困難でしょう。そのようときに便利なのが、勤怠・シフト管理、給与計算など定型業務の一部を自動化する方法です。

訪問看護専用電子カルテ『iBow』は、日々の看護記録や計画書の作成、情報共有など、ステーションの業務効率化をサポートするITツールです。その中で、訪問看護に特化した勤怠管理サービス『iBow KINTAI』を提供しています。

『iBow KINTAI』は、モバイル端末で出退勤の打刻ができ、GPS機能により打刻した場所や時間が記録されるため遠隔でもスタッフの勤務状況を簡単に確認できるのが特徴です。

日々の訪問スケジュールと連動した勤務表の作成・確認が行えるほか、残業時間を含め労働時間の把握が可能になります。

また直行直帰や中抜けなど、訪問看護ステーションならではの働き方やテレワークなどにも対応し、打刻した時刻、残業時間、オンコール出勤も含め勤務時間の合計を自動で計算するので給与計算の手間も軽減されます。

スタッフの常勤・非常勤、兼務などの勤務形態も簡単に設定できるのも大きなメリットでしょう。

労務業務は、業務の範囲などの違いはあるもののどの事業でも必要不可欠な業務です。

労務・人事業務効率化を図り改善していくことは、評価や人材開発などに注力できる時間を増やし、労働環境の改善、スタッフのモチベーション向上、離職率の低下といった事業全体の課題解決にもつながります。

そしてスタッフが提供するサービスの質も向上し、収益アップなどの効果も期待できるでしょう。

労務業務効率のためにITツールを導入する場合は、必要な業務に対応しているか、導入することでどのようなメリットが得られるか、誰でも使いやすいものであるかなどの見極めが大切です。

医療・介護業界におけるITツール導入の事例集なども参考にしながら決定していきましょう。