No191. タイムマネジメントって？訪問看護の生産性向上のコツ

働き方改革の推進などにより、経営者は労働生産性の向上を重視するようになってきました。生産性を高める手法として注目されているのが、「タイムマネジメント」です。

複数の利用者宅を行き来する訪問看護師にとっても、スケジュールやタスク管理を行うステーションの管理者にとっても、タイムマネジメントは必須のスキルと言えます。

一方で、タイムマネジメントを単に「時間管理」と思っている人もいるのではないでしょうか。実はタイムマネジメントは、ただスケジュールやタスクを意識すれば良いだけのことではありません。

そこで今回は、タイムマネジメントとは何かを改めて理解しながら、実践のための具体的な方法について解説していきます。

目次
1.タイムマネジメントとは
2.実践のために意識するべきこと
　2-1.業務を可視化する
　2-2.仕事を分類する
　2-3.優先順位をつける
　2-4.目標を設定する
　2-5.仕事の結果を評価する
3.訪問看護でタイムマネジメントが必要な理由
4.業務の効率化で生産性を上げる
5.まとめ

タイムマネジメントは、時間の使い方を計画することで効率的に行動し、「業務生産性を高める」という成果につなげるビジネス手法です。生産性を高めるためには、考え方や行動を変えていく、あるいは改善していく必要があります。

つまり、いつものスケジュールを計画する・実行するということではなく、タスクに対して効果的に行動することが含まれているのです。

タイムマネジメントは、自身の働き方や進め方をコントロールするものであり、経営者や管理者だけでなく、一般のスタッフも身につけたいスキルです。限られた時間の中で、1人1人が充実した働き方をすることで、生産性が高まり事業全体の利益や成長につながるからです。

では、タイムマネジメントを実践、習得するにはどうすれば良いでしょうか。計画に当たり、実践のステップで意識したいポイントを順番に説明していきます。

まずは、普段の仕事を全て洗い出す作業を始めます。日、週ごと、月ごとの業務を思いつく限り書き出してみましょう。

その中で「介護記録〇分」などおおよそで良いので、作業に費やしている時間なども記入しておきます。どんな仕事をどのくらいの工数・時間を使っているのか、客観的な視点で働き方の要素を可視化していきます。

全ての業務を洗い出したら、作業をグループ分けしていきましょう。ここでは任された業務の量や割合などを把握します。訪問看護の業務を当てはめると、主に4つのグループに分類できると考えられます。

「考える仕事」　訪問看護計画書の作成、問い合わせの回答など
「こなす仕事」　ケア、看護記録、その他資料作成など
「拘束される仕事」　打ち合わせ、ミーティングなど
「ある程度時間を自由に使える仕事」　移動、業務関連の外出など

今度は、可視化した業務に緊急性・重要性に分け優先順位をつけていきます。ここでは「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれるフレームワークを使います。これは、第34代アメリカ合衆国大統領であったアイゼンハワーが、実践していたとされる考え方に基づいています。

自分が何に時間をかけるべきか、反対に時間をかけるべきではないのかを明らかにしてくれるものです。上から順番に、自分のどの仕事が優先されるかを把握しておきましょう。ここでも一例として、訪問看護の仕事を当てはめていきます。

「重要かつ緊急な仕事」　ケア、期限の決まった書類作成、クレーム対応など
「重要だが緊急ではない仕事」　スキルアップのための研修、取り組みなど
「重要ではないが緊急な仕事」　需要ではない電話やメールの対応、来客対応など
「重要でも緊急でもない仕事」　使用しない、または必要ない資料の整理など

自分の業務を抽出・分類し、優先順位を決めたら、高いタスクから目標を設定していきます。例えば「移動中にデータ入力を済ませる」「電話対応は〇分以内で終える」など、分かりやすく、行動しやすいものにします。

難しい目標設定は、挫折してしまう可能性があるので注意しましょう。あくまで生産性の向上を目的に、「どうすれば効率よく進められるか」「時間を節約できるか」といった視点で取り組むのがベストです。

実際に行動したら、タイムマネジメントの結果を振り返ります。計画に対して、何が成功につながったのか、反対に何が失敗の原因だったのか、何が重要で、何が不要だったかなどを明らかにし、次の計画に役立てます。この評価は「KPT法」と呼ばれています。

Keep（成果が出たこと／維持できたこと）・Problem（解決すべきこと）・Try（次に実践すること）の3つを割り出し、次回の計画に活かします。

毎日の計画と振り返りが大変な場合は、週ごと、月ごとなどに設定し、無理のないやり方を決めていきましょう。

高齢化社会や地域包括ケアシステムの推進により、訪問看護ステーションとその利用者数は年々増加傾向にあり、訪問看護師の需要も高まっています。

参考）厚生労働省「訪問看護」
https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-12601000-Seisakutoukatsukan-

訪問看護の仕事は多岐にわたりますが、やはり、やりがいにつながるのは看護師として多くの利用者に寄り添い、サポートに注力することではないでしょうか。その時間を多く作る、あるいは有意義なものにするためには、業務全般を見直して時間管理を行い、生産性の向上につなげることが大切です。

また、仕事のモチベーションにつながるワークライフバランスも重要です。訪問看護は、利用者へのケアで心身の負担が大きくなるときがあります。業務を効率化して、プライベートの時間をできるだけ多く作り、充実させていきましょう。

訪問看護師の訪問件数は、ステーションによっても異なりますが4～6件程度、勤務時間の6割程度を訪問に充てていると推測できます。残りの時間は計画書や報告書の作成、書類整理などを行いますが、これらの業務を効率化することが、業務全体の生産性に大きく影響すると考えられます。

こうしたバックオフィス業務をサポートできるのが、訪問看護専用電子カルテ『iBow』です。日々の記録作業を効率化し、ケアに集中しやすい環境作りのために作られたシステムです。

入力しやすい画面と操作性で、看護記録の作成などが簡単に行えます。記録などは各帳票に連動しているので、転記する必要もなくなり、帳票の作成にかかる時間を大幅に削減します。

また、外出先でもタイムリーに記録ができるのが大きなメリットです。訪問中、または移動中など、スキマ時間を有効に使って作業を済ませることができます。

過去の記録や関連書類へのアクセスもスムーズで、利用者や家族、問い合わせなどにも無駄なく対応します。データはメンバーで共有できるため、管理者もスケジュールや勤怠状況、スタッフとのコミュニケーションやデータ分析などに役立てることができます。

このように『iBow』は、スタッフやメンバーの業務を効率化し、生産性を上げることができるのです。

タイムマネジメントは、業務の洗い出しと分類、優先順位、目標設定、そして改善を繰り返していくことで身につくスキルであり、スケジュール通りにいかないからと言って自分の能力を低く評価する必要はありません。

訪問看護に限らず、どんな仕事でもその日の状況に応じて想定外の対応に追われることもあり、全てを計画通りに進めるのは簡単なことではないでしょう。

タイムマネジメントは、タスクを具体化し自分自身の行動や意識を少しずつ改善させていくのがコツです。あくまでも目的は、業務の生産性を上げることであるのを忘れないようにしましょう。

タイムマネジメントや業務の効率化などでお困りの方は、ぜひ訪問看護専用電子カルテ『iBow』を検討してみてください。